Unidad 22. Seguridad. (I)

Introducción

Hoy día existe bastante concienciación de tener un sistema de seguridad instalado en nuestro PC, con antivirus, cortafuegos, anti-spyware, etc. Y más aún si tenemos contratado un acceso a internet, ya que sabemos el peligro que tenemos de que nuestro ordenador quede en mano de los "asaltantes cibernéticos".

También es muy interesante disponer de herramientas para controlar el acceso a los documento en entornos de trabajo donde usuarios diferentes pueden disponer del documento. Por ejemplo, en una empresa una secretaria puede tener acceso a un ordenador donde hay algunos documentos a los que interesa que no tenga autorización para modificarlos.

En Word también existe la posibilidad de aplicar niveles de seguridad en nuestros documentos. Podemos definir los siguientes niveles de seguridad:

- Añadir contraseña a un documento.

- Controlar quien puede abrir, modificar o imprimir un documento.

- Identificar al autor del documento por medio de la firma electrónica.

- Proteger el documento contra virus de macros.

- Especificar los tipos de cambios que se permiten sobre el documento.

En esta unidad veremos la importancia de aplicar sistemas de seguridad sobre nuestros documentos.

Word proporciona un nivel de seguridad adecuado, pero no es un sistema inviolable cien por cien, por lo que conviene completar, con otras medidas de seguridad los documentos muy importantes.

Añadir contraseña a nuestro documento.

Una forma muy estricta y bastante eficaz de aplicar seguridad a nuestro documento es asignándole una contraseña para que únicamente la persona que conozca esa contraseña puede abrir, modificar, etc., el documento.

Una contraseña (o palabra de paso, Password, en inglés) es una combinación de caracteres que pueden contener tanto letras como números y que utiliza un sistema de encriptación para convertir el texto introducido en una cadena de caracteres indescifrables.

Accediendo por el Botón Office - Preparar - Cifrar documento podemos ver este cuadro de diálogo desde el que introduciremos la contraseña.

Al escribir una contraseña nos aparece otro cuadro de diálogo para que volvamos a repetir la contraseña.

Unidad 21. Macros. (IV)

Editar el código de la macro.

Podemos consultar el código generado sobre la macro editándola, además puede servirnos de uitilidad si tenemos conocimientos de programación en Visual Basic si se han encontrado errores al ejecutar la macro.

Para editar la macro pulsamos la combinación de teclas ALT + F11 y dentro del diálogo Macros seleccionamos la macro de la lista que queremos editar y pulsamos Modificar.

Nos abre el editor de Visual Basic con la macro seleccionada como vemos en la imagen.

Si deseas consultar el entorno de programación del editor de Visual Basic consulta nuestro básico.

Ejecutar macros.

Ejecutar macros.

Para llevar a cabo la ejecución de la macro debemos:

- Acceder a la pestaña Vista y hacer clic en Macros.

- Seleccionar la macro de la lista.

- Pulsar Ejecutar.

O si la hemos asociado a un botón de la barra de menú o a una combinación de teclas simplemente con pulsar sobre la opción indicada, tenemos suficiente.

Comentamos el resto de botones del diálogo.

Paso a paso. Ejecuta la macro instrucción a instrucción abriendo el editor de Visual Basic.

Modificar. Esta opción es la que hemos explicado en el punto anterior.

Crear. Sirve para crear una nueva macro.

Eliminar. Esta opción se explica en el siguiente punto.

Organizador... Abre un nuevo diálogo donde podemos organizar si tenemos diversas macros, e intercambiar macros de diferentes documentos.

Cancelar. Cierra el diálogo sin realizar ninguna acción.

También podemos crear macros que se autoejecuten, disponemos de diversas opciones de autoejecución

AutoExec. Se ejecuta al abrir Word.

AutoExit. Se ejecuta al cerrar Word.

AutoNew. Se ejecuta cuando se crea un nuevo documento desde la plantilla donde tenemos la macro.

AutoOpen. Se ejecuta cuando se abre un documento existente desde la plantilla donde tenemos la macro.

AutoClose. Se ejecuta cuando se cierra un documento desde la plantilla donde tenemos la macro.

Si queremos que se ejecute la macro en alguna de estas opciones debemos asignarle el nombre ese a la macro. Por ejemplo si queremos que cada vez que abramos un nuevo documento ejecute una serie de pasos, a la macro le pondremos el nombre AutoNew.

Eliminar macros.

Para eliminar una macro debemos acceder al diálogo de macros, seleccionar la macro a eliminar y pulsar sobre Eliminar.

Aquí puedes realizar un ejercicio paso a paso interactivo para practicar algunas de las acciones vistas en esta unidad.

Ejercicios del Tema 21.

Prueba evaluativa teórica del Tema 21.

Unidad 21. Macros. (III)

Insertar la macro en la barra de acceso rápido.

Insertar la macro en una barra de menús o en una barra de herramientas.

Para insertar la macro en la barra de acceso rápido una vez la hemos creado y le hemos dado un nombre:

Accedemos al Botón Office - Opciones de Word.

Aparece el diálogo Opciones de Word.

Seleccionamos al categoría Personalizar.

- En Comandos disponibles en seleccionamos Macros y nos aparecerán listadas todas la macros que hayamos grabado.

- Bastará con seleccionar la macro y pulsar el botón Agregar>> para que se añada a la barra de herramientas.

La macro se añadirá al listado de comandos en barra.

En ese momento, podemos configurar el aspecto que tendrá seleccionándola y haciendo clci en el botón Modificar.

Se abrirá un cuadro de diálogo con diversos iconos preestablecidos para que puedas seleccionar uno y además puedas modificar su nombre.

Asignar una combinación de teclas a la macro.

Si en el cuadro de diálogo anterior pulsamos el botón Personalizar..., se abrirá el cuadro de diálogo que vemos en esta imagen. También se abrirá este diálogo si al crear la macro, en el diálogo Grabar macro, pulsamos en el icono del teclado.

Este diálogo Personalizar teclado, permite asignar a la macro seleccionada una combinación de teclas.

Si colocamos el cursor en el recuadro Nueva tecla de método abreviado, y pulsamos una combinación de teclas, esta se reflejará en dicho recuadro.

Si la combinación de teclas no esta asignada previamente, aparecerá el rótulo [sin asignar], como en el caso de la imagen, en el caso contrario, aparcerá el evento al que esta asignada.

Debemos tener en cuenta no utilizar una combinación ya existente para otro tipo de comando.

Unidad 21. Macros. (II)

Crear macros con la grabadora.

Para crear una macro con la grabadora previamente debemos tener muy claro que es lo que vamos a hacer, ya que al poner en marcha la grabadora ésta almacenará todos los comandos que vayamos realizando. Así pues si hacemos algún comando sobre la marcha que en principio no tiene porqué ejecutarse siempre con la macro que estamos creando, estas acciones serán guardadas en la macro y posteriormente al ejecutarla se llevaran a cabo.

Por tanto, antes de ponernos a grabar una macro debemos saber exactamente que tipo de macro vamos a crear y planificar los pasos que debemos seguir al grabar la macro. Es muy recomendable realizar varias veces los pasos antes de grabar la macro, para que así salga sin ningún error.

Debemos tener en cuenta que cuando está en marcha la grabadora no podemos utilizar el ratón para desplazarnos por el documento, debemos hacerlo mediante teclado, con las opciones de desplazamiento que vimos en la Unidad 3.

Otra consideración que debemos tener en cuenta antes de comenzar a grabar la macro es que la macro a grabar no debe ser dependiente del documento en la que la creemos, ya que entonces no podremos utilizarla para posteriores documentos.

Para comenzar a grabar una macro deberemos ir a la pestaña Macros y deplegar el menú Macros y seleccionar la opción Grabar macro.

Aparecerá el cuadro de diálogo Grabar macro que vemos a la derecha.

Nombre de macro. Aquí escribiremos el nombre de la macro que vamos a crear.

Al asignar un nombre a la macro debemos tener en cuenta las siguientes condiciones:

- Debe comenzar con una letra.

- No debe ser un nombre mayor de 80 caracteres entre letras y números.

- No puede contener espacios ni símbolos.

Nota: Si asignamos el nombre de una macro que ya existía o de un comando existente en Word las acciones de la nueva macro sustituirán a la macro anterior o al comando de Word que había antes. Por tanto debemos tener mucho cuidado con el nombre que le asignamos a la macro.

Dentro de la zona Asignar macro a, podemos seleccionar donde vamos a asignar su ejecución, si a un botón de alguna barra o alguna combinación de teclas. Al hacer clic sobre el icono de Botón o el de Teclado apareceran unos nuevos cuadros de diálogo, que vermos en el punto siguiente. No es necesario utilizar estos botones desde este diálogo, podemos esperar a tener la macro grabada, y posteriormente asignarla a un botón o a una combinación de teclas.

Guardar macro en, aquí podemos seleccionar donde vamos a guardar la macro, por defecto nos sugiere guardar la macro para utilizarla con todos los documentos.

También podemos escribir una pequeña Descripción sobre que efectos provoca la macro.

Para comenzar a crear la macro debemos pulsar sobre Aceptar a partir de ese momento podemos detener la grabación desde el menú Macro o desde la barra de estado:

También podemos saber que estamos grabando una macro porque el puntero del ratón se transforma con la imagen de una cinta.

Guardar la macro.

Desde el menú tenemos la posibilidad de Pausar la grabación si queremos efectuar alguna acción que no deseamos que se guarde.

Una vez hayamos hecho todas las operaciones que deseamos que realice la macro seleccionamos la opción de Detener (o el cuadrado azul de la barra de estado) para que termine de guardar la macro. La macro se guarda automáticamente una vez hemos pulsado el botón Detener. Pero es conveniente asignarla a un botón o a una combinación de teclas, como veremos a continuación.

Unidad 21. Macros. (I)

Introducción

Al utilizar cotidianamente Word suelen surgir tareas repetitivas que podrían realizarse automáticamente utilizando las propiedades de las macros.

Una macro no es más que una serie de instrucciones que se ejecutan en un orden determinado por el usuario, actuando como una única instrucción y que pueden asignarse a un botón.

Las macros suelen utilizarse para las siguientes funciones:

- Automatizar una serie de pasos.

- Personalizar la barra de acceso rápido añadiéndole nuevas funcionalidades.

- Insertar texto o gráficos que solemos utilizar frecuentemente. Por ejemplo, el eslogán de la empresa, si lo tenemos en una macro únicamente lo escribimos una vez y posteriormente lo insertamos mediante una macro.

Personalizar comandos de Word.

Antes de estudiar las macros vamos a ver los comandos predefinidos por Word para comprender mejor que es o que se puede llegar a hacer con una macro. Veamos los comandos de Word y qué modificaciones podemos hacer sobre ellos.

Si disponemos de los conocimientos necesarios y avanzados podemos hacer macros que funcionen como si fueran comandos de Word y añadirlos a la barra de herramientas o asociar cada macro a una combinación de teclas específica. Esto lo veremos a lo largo de la unidad.

Consultar la lista de comandos existentes en Word.

Los comandos de los que dispone Word podemos consultarlos siguiendo los siguientes pasos.

- Accede a la pestaña Vista - Macros - Ver macros...

Aparece el cuadro de diálogo Macros.

- En la lista de opciones de Macros en selecciona Comandos de Word.

Se despliega una lista con los comandos disponibles que existen en Word.

Con estos comandos únicamente podemos ejecutarlos de forma normal o si están compuestos de una serie de pasos ejecutarlos Paso a paso.

Hemos visto los comandos existentes que tenemos en Word pero únicamente podemos consultarlos, no podemos realizar ninguna modificación.

Ahora veremos cómo podemos crear nuestras propias macros para poder utilizarlas.

Unidad 20. Organigramas y diagramas. (VI)

Para teminar veremos el resto de opciones que se encuentran en esta pestaña:

Como puedes ver, las opciones de la sección Tamaño son muy fáciles de comprender.

Con ellas puedes establecer el alto y ancho del gráfico con un par de clics.

Para ajustar mejor tus objetos es muy útil, pues a pesar de que podríamos definir el tamaño del gráfico colocando el cursor en uno de los bordes o esquinas hasta que cambiase su forma y luego haciendo clic y arrastrando, el resultado que lograríamos aquí no sería tan exacto como si lo hiciesemos desde la opción Tamaño de la pestaña Formato.

El resto de opciones tienen que ver con cómo se comportará el gráfico con el resto del documento.

En primer lugar, el deplegable Posición te permite seleccionar la ubicación exacta del gráfico dentro de la página.

Para ello, simplemente selecciona el gráfico y depliega el menú.

Haz clic sobre la opción que te parezca correcta y el gráfico se situará en el lugar que marcaste.

Si ninguna de las opciones que se te ofrecen te gustan puedes hacer clic en el botón Más opciones de diseño para que se abra el cuadro de diálogo Diseño avanzado desde donde podrás colocar el gráfico en la posición exacta que desees.

Desde este cuadro podrás establecer la posición vertical y horizontal del objeto respecto a otros objetos (hoja, párrafos, caracteres, etc...).

Observa que en la opción Horizontal tienes tambien un apartado para establecer la posición en el caso de que el destino final del documento sea ser encuadernado (Diseño de libro), por lo que se tendrán que tomar en cuenta los márgenes de la paginación.

Otra opción que nos pemitirá decidir el comportamiento de su posición en la hoja es el menú desplegable Ajuste del texto.

El valor que aquí escojas decidirá cómo se comportará el objeto gráfico con respecto al resto del texto.

Veamos qué valores podemos escoger:

En línea con el texto: coloca el gráfico a la altura ddel texto, como si fuese un caracter más.

Cuadrado: separa el resto de elementos de sí creando un cuadrado invisible de bordes amplios.

Estrecho: separa el resto de elementos de sí creando un cuadrado invisible de bordes estrechos, con esta opción estará más cerca del texto que si utilizasemos la opción Cuadrado.

Detrás del texto: No ocupa ninguna posición relativa en la hoja, simplemente se limita a estar en el fondo.

Delante del texto: Igual que la anterior, sólo que en este caso el objeto flota sobre la hoja tapando lo que queda detrás.

Arriba y abajo: ocupa todo el espacio vertical de donde se encuentre, el resto de objetos o texto se encontrarán en su parte superior e inferior.

Transparente: el texto y los objetos se adaptan a la forma del gráfico. Por ejemplo, si tiene forma de triángulo, el texto seguirá hasta que llegue a su borde, en este caso el vacío de texto que se creará tendrá también forma de triángulo.

Del mismo modo que con la opción anterior, podemos hacer clic en Más opciones de diseño para abrir el cuadro de diálogo anterior pero en la pestaña de Ajuste del texto.

Las opciones de Alineación, Agrupación y Orden a las hemos visto anteriormente en el curso.

Ejercicios del Tema 20.

Prueba evaluativa teórica del Tema 20.

Unidad 20. Organigramas y diagramas. (V)

Más a la derecha encontramos los Estilos de forma. Estas opciones pueden actuar sobre cualquier elemento del gráfico o si está seleccionado en su totalidad sobre el objeto entero.

Desde aquí podremos establecer rápidamente el relleno, color, bordes y efectos de nuestros diagramas.

Para ello, primero podemos optar por utilizar uno de los estilos preestablecidos por Word desplegando los estilos de forma:

Selecciona uno de ellos y se aplicará automáticamente.

Igual que antes cada vez que pases el ratón por cada uno de ellos verás la previsualización en el diagrama.

Este tipo de estilos sólo pueden ser aplicados sobre los elementos del gráfico, para modificar aspectos relativos al gráfico completo utilizaremos al segunda opción.

Esta segunda opción es utilizar directamente los desplegables de Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de formas.

Con estas opciones podremos modificar los elementos del diagrama para crear otros estilos diferentes a los que Word nos ofrece en los estilos predefinidos.

Observa que en Relleno de forma, además de poder escoger un color, podemos hacer que el fondo sea una imagen, un degradado o una textura.

Seleccionas la opción Sin relleno, el elemento quedará sin ningún tipo de color de relleno, y en el caso de que por ejemplo el gráfico tuviese algún elemento detrás (texto, imágenes, tablas....) serían visibles a traves de él.

Desde el desplegable Contornos de forma podemos seleccionar el tipo de borde que tendrá nuestro elemento (o el gráfico entero). Ademas de poder elegir su color también podremos modificar su grosor y el tipo de línea (solida, a rayas, punteada...)

Observa que hay un desplegable dedicado a cómo se mostrarán las flechas que unen los elementos de nuestro diagrama.

Dentro del desplegable Efectos de formas encontrarás las opciones más jugosas en cuanto a la visualización del diagrama.

Dejamos en tu mano que las pruebes todas y decidas cuáles son las que más te gustan.

Aún así diremos que al final de los desplegables que forman este menú casi siempre encontraremos una opción para abrir el siguiente cuadro de diálogo:

Desde aquí podrás modificar las características avanzadas del formato del gráfico.

Este cuadro de diálogo también está accesible haciendo clic derecho sobre cualquier parte en el gráfico y seleccionando Formato de forma.

Para practicar este punto realiza el ejercicio Trabajando con diagramas.